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人力資源管理制度案例 

第一部分 綜合管理制度部分

三、水木知行文件與檔案管理制度——檔案管理

第十七條  歸檔文件的檢查：
?檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。
?文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。
?與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
?歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
?永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.規(guī)章制度及公司條例；4.董事會及股東會紀(jì)錄；5.財務(wù)報表；6.政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
?十年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會計憑證；3.事業(yè)計劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存十年的文書。
?五年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存五年的文書。
?一年保存：無長期保存必要者。
?須銷毀的文件須經(jīng)綜合管理部部長批準(zhǔn)，并派專人監(jiān)銷。
第十八條  檔案文件的調(diào)用：
?各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由綜合管理部檔案管理員調(diào)閱；
?檔案管理員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注調(diào)閱的具體文件名稱、總份數(shù)及借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催；
?于檔案室當(dāng)場借閱者，可免填“調(diào)卷單”；
?檔案歸還時，經(jīng)秘書核查無誤并于"調(diào)卷單"填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾，“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椋?br /> ?檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理；
?調(diào)卷人員對于所調(diào)案卷，不得抽換增損；
?調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)重新填寫“調(diào)卷單”不得私自授受；
?調(diào)閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之檔案，需經(jīng)總經(jīng)理、綜合管理部部長同意。
?公司重要檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)卷。
第十九條  聲像檔案管理：
?聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質(zhì)等及文字說明兩部分組成；
?聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統(tǒng)一管理；
?聲像檔案種類：
?反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；
?各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料；
?本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料；
?涉及北京水木知行人力資源管理咨詢公司權(quán)益的聲像資料；
?其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料；
?其它具有保存價值的聲像資料。
第二十條  電子文檔管理：
水木知行績效管理咨詢公司所有的檔案應(yīng)盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。公司綜合管理部秘書負(fù)責(zé)采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。
第四章  附   則
第二十一條  本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。
第二十二條  綜合管理部負(fù)責(zé)本制度的修改。
第二十三條  本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自公布之日起實施。

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